O fechamento financeiro precisa ser feito TODOS OS MESES para prestação de contas aos proprietários e para organização financeira da sua empresa.
O processo é simples, mas depende de outras etapas que devem ser completadas ao longo do mês. Clique aqui para conferir o Roteiro de tarefas "pré fechamento mensal".
Para fazer o fechamento financeiro do mês, após certificar-se de que todas as reservas e ordens de serviço do mês em questão estão fechadas, e de que todas as cobranças foram processadas, acesse MENU > FINANCEIRO > FECHAMENTO MENSAL.
Role a tela para baixo para acessar os campos no final da página ou clique no botão ADICIONAR no canto superior direito e complete com as informações solicitadas:
- Mês que está sendo fechado (não deve ser o mês atual)
- Ano referente ao mês que está sendo fechado
- Assunto do e-mail: Após o fechamento do mês, o MAPRO envia e-mails aos proprietários com o extrato. Escreva neste campo o assunto deste e-mail. Clique nos ícones ES/PT/EN para inserir o texto em Espanhol, Português e Inglês, respectivamente, e o proprietário receberá a mensagem no idioma de sua preferência.
- Template de e-mail: selecione o modelo de e-mail que você quer enviar - neste caso, o modelo de extrato do proprietário. Quando você clicar nesse campo, poderá escolher entre os templates cadastrados no sistema como “Tipo = financeiro” (MENU > TEMPLATES > E-MAILS). Clique aqui para saber como editar o idioma dos templates.
Importante: os templates de e-mail enviados no fechamento de mês devem estar cadastrados na categoria “financeiro,” ou não aparecerão na lista de opções. Configure em MENU > TEMPLATES > E-MAILS.
Clique em “Iniciar fechamento”. Na nova tela você verá uma lista de todas as propriedades cadastradas, e para cada uma delas há três ícones, à direita:
- Clique no extrato para conferir as informações que o proprietário receberá;
- Clique na seta para fechar somente essa propriedade;
- Clique no envelope para enviar ao proprietário o extrato dessa propriedade (clique somente após fechar a casa).
Você também pode conferir os extratos individualmente, clicando no ícone do extrato, e depois fechar todas as casas e enviar todos os e-mails de uma só vez, utilizando os botões acima da tabela: “Fechar todas as propriedades” e “Enviar e-mail de fechamento a todos os proprietários”.
Após o fechamento, o status das casas muda de “aberto” para “fechado”, e o status de e-mail passa de "Pendente" para “Enviado”. O ícone da seta, que antes fazia o fechamento individual, agora reabre a casa, também de forma individual. Outra opção disponível é o botão “Abrir todas as propriedades”.
À esquerda, você encontra o “Global statement”, que é uma página com os extratos de todos os proprietários, e o botão “Export”, que faz o download de um arquivo xlsx (planilha) com as informações do fechamento do mês.
O “Global Statement” abre uma nova página com um resumo do extrato de todas as propriedades de todos os proprietários na mesma tela, como na imagem abaixo. Para imprimir este arquivo, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar da página e selecione “imprimir”.
O “Global Statement” também está disponível antes do fechamento do mês! Se você deseja analisar os dados do mês atual, faça o procedimento inicial acessando MENU > FINANCEIRO > FECHAMENTO MENSAL, e informe o mês e ano. Não é necessário preencher as informações de e-mail. Clique em "Iniciar fechamento".
Na tela com as propriedades, clique em “Preview monthly closing”.
O sistema elabora uma previsão do fechamento, e exibe a tela inicial do “Fechamento mensal”. O status do mês atual é alterado de “aberto” para “preview”. Clique em “detalhes”.
O acesso ao “Global Statement” estará disponível, à esquerda, para visualização e impressão.
Após finalizar o fechamento, prossiga para o processamento de pagamentos aos porprietários.
Importante: Ao final do fechamento, para lançar no extrato do proprietário os valores que eles tem a receber ou a pagar, acesse MENU > FINANCIAL > CONTAS A PAGAR > PROPRIETÁRIOS, conforme as instruções do artigo Como processar pagamentos ao proprietário. NÃO utilize a opção de "Cobrança única" com essa finalidade.